KVKK Kapsamında Çalışan Adayının Aydınlatılması Süreci

GİRİŞ:

            4857 sayılı İş Kanunu, 6098 sayılı Borçlar Kanunu m.419, Kişisel Verilerin Korunması Hakkındaki 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuatlara göre şirketler, çalışan adaylarından birtakım kişisel verilerini otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle toplayabilmektedir. Bunun için artık iş başvurularında çalışan adaylarına birtakım bilgilendirmelerin yapılması kanuni zorunluluk olup, bu hususta şirketlerin neler yapması gerektiği aşağıda açıklanmıştır.

            Ayrıca aydınlatma metinleri, işe alım sürecinde çalışan adaylarına imzalatılmalı ve bu husus, ispat açısından saklanmalıdır.

 AYDINLATMA METİNLERİNİN İÇERİĞİ:

            Çalışan adayının verilerinin kim tarafından tutulduğu açık bir şekilde belirtilmelidir. Bu kapsamda firmanızın adı ve adresi tam olarak çalışan adayına açıklanır.

Verilerin hangi kapsamda ve ne şekilde işlendiği ve diğer hususlar aydınlatma metninde belirtilmelidir. 

 Buna göre;

-           Hangi kanuna dayanarak,

-           Hangi verilerin,

-           Ne şekilde kaydedildiği, 

-           Verilerin nasıl toplandığı, 

-           Nerelere aktarıldığı/aktarılabileceği, 

-           Alınan verilerin ne zaman ve ne şekilde imha edileceği, 

-           Açık rızaları aranması gereken yerlerin nereler olduğu, 

-           Çalışan adayının KVKK kapsabında hangi hakları olduğu,

-           Bu haklarını nasıl kullanabileceği,

 Belirtilir.

Buna göre çalışan adayına özgeçmişindeki aslında işe alım için ilgili kanunda zorunlu olmayan veya çalışanın kendisinin belirttiği ancak özel nitelikli verilerin CV formundan silinmesi veya karartılması talep edilir.

Ayrıca CV formunda üçüncü kişilerin bilgileri var ise (örneğin referans bilgilerindeki telefon vb. ) bu hususlarda başvuran kişinin bu konuda sorumluluğu olduğu, referans verilen kişilerin bu durumdan haberdar oldukları hususunun çalışanın sorumluluğunda olduğu belirtilir.

Kişilik testleri yapıldığı takdirde bu bilgilerin kendisi ile paylaşılacağını, işe alımı gerçekleştiği takdirde ise bu formların özlük dosyasında tutulacağı aydınlatma formunda belirtilir.  

             Eğer kamera kaydı ile veya telekonferans yöntemi gibi yöntemlerle iş görüşmesi yapılıyor ise bu kayıtların alındığını, bu husus için de açık rızalarının alınacağını belirtmek gerekir.

             Alınan kişisel verilerin güvenliğinin sağlandığını, bu bilgilerin paylaşılmasının hangi şartlarla yapıldığı hususunda ise KVK Kanununa gönderme yapılarak şartları belirtilmelidir.

            KVKK kapsamında çalışan adayının toplanan verilerinin neler olduğunu öğrenme hakkı olduğu, ayrıca bu verilerin kimlerle paylaşıldığını öğrenebileceği, eksik ve yanlışlıkları düzelttirebileceği, kanuni şartları varsa bu verilerin iptalini talep etme hakları olduğunu, aydınlatma metninde belirtilen süreler geçtikten sonra bu verilerin imha edileceğini, imha edilmediği takdirde veri sahibinin bunları imha ettirip ayrıca firma hakkkında cezai kovuşturma yapabileceği, bu verilerin kanuna aykırı kullanımı sözkonusu olur ise uğranılan zararın giderilmesini talep etme hakları bulunduğu çalışan adayını aydınlatma metninde yer almalıdır.

            Varsa şirketin web sayfasındaki ŞİRKET KVKK Politikalarını inceleyebileceği belirtilmelidir.

Aydınlatma formlarında KVK Kanunu'nun hangi maddelerine dayanılarak bu işlemlerin yapıldığı, formun kanuni bir işlem gereği düzenlenip çalışan adayına imza ettirildiği husususu özellikle bu konuya yabancı çalışan adayının bilgilenmesi açısından faydalı olacaktır. 

 SONUÇ OLARAK;

            Görüldüğü gibi artık şirketler, daha eleman alımının iş başvurusunda kişisel verilerin toplanması hususunda sorumluluk sahibi olmakta ve eğer kanuna aykırı davranışlar ve veriler tutulmakta ise cezai yaptırımlara maruz kalmaktadır. Yukarıdaki kısa metinde sadece işe başvuru aşamasında çalışan adayının aydınlatılması ve şartları belirtilmiş olup, şirketlerimizin bu kanunun yaptırımlarına gerekli eğilimi göstermesi gerekmektedir. 

            Takip eden yazılarımızda KVKK uyum sürecinde firmaların neler yapması gerekeceği kısa metinlerle anlatılacaktır. Ancak bu sürecin konuya hakim avukat kişilerle yürütülmesi ileride ciddi cezalara maruz kalmamak için önem arz etmektedir.

Cengiz SERTTAŞ 

Avukat / Patent Ve Marka Vekili 

Adli Muhasebe Bilim Uzmanı